בחודשים האחרונים גוברת המגמה של בקשות עובדים לעבוד מהבית (home office) או — בעיקר בחודשי הקיץ — מחו"ל (מה שמכונה workation). אף שהסדר עבודה כזה עשוי להיות הטבה אטרקטיבית לעובדים, הוא כרוך במעסיק בשורה של סיכונים משפטיים, מיסויים ומנהליים.
לכן, אם אתם כמעסיקים שוקלים לאפשר לעובדיכם לעבוד מהבית או מחו"ל, אנו ממליצים לשים לב להיבטים המרכזיים הבאים:
1. ביטוח לאומי וביטוח בריאות (טופס A1)
זהו התחום הקריטי ביותר. בתוך האיחוד האירופי הכלל הוא שעובד כפוף לחקיקת הביטוח הסוציאלי של מדינה חברה אחת בלבד.
ראשית יש לקבוע היכן מבצע העובד חלק מהותי מפעילותו. כלומר, היכן מבוצע חלק כמותי מהותי מכלל פעילותו, כאשר הסף הקובע הוא 25% והקריטריונים להערכה הם זמן העבודה ו/או השכר. אפשר להביא בחשבון גם קריטריונים נוספים.
לפיכך, אם עובד מבצע חלק מהותי מפעילותו (25% מזמן העבודה או 25% מהשכר) במדינת מגוריו, עליו להיות מבוטח במדינת מגוריו. מנגד, אם עובד שעובד בדרך כלל בצ’כיה נוסע לחו"ל לעבוד שם שלושה חודשים בקיץ, קל לו לחרוג מהמגבלה — ואז נוצרת למעסיק חובת רישום לתשלומי ביטוח בחו"ל ותשלום דמי ביטוח מקומיים (לרוב גבוהים יותר).
לצורך שליחה כדין או פעילות במקביל בכמה מדינות חיוני לבקש מהמוסד לביטוח לאומי הצ’כי להנפיק אישור A1 (בקשה לקביעת החקיקה החלה). בלעדיו צפויים גם העובד וגם המעסיק לקנסות כבדים במקרה של ביקורת בחו"ל.
במדינות שמחוץ לאיחוד האירופי המצב מורכב עוד יותר ומוסדר באמנות דו-צדדיות. אם אין אמנה כזו למדינה מסוימת, קיים סיכון לתשלום כפול של דמי ביטוח.
- היבטי מס והסיכון ליצירת „מוסד קבע“
אם עובד עובד מחו"ל לתקופה ארוכה, קיים סיכון שייווצר למעסיק מוסד קבע באותה מדינה. משמעות הדבר היא שחלק מרווחי המעסיק עלול להיות ממוסה באותה מדינה זרה.
במקביל עולה שאלת מס ההכנסה האישי, שכן ריאלי שעובד שעובד בחו"ל יחרוג ממגבלת 183 הימים הקובעת את מקום מושבו לצורכי מס — ואז עלול המעסיק להתחייב במס הכנסה בתחום שיפוט זר.
- בטיחות ובריאות בעבודה
לפי חוק העבודה (חוק מס‘ 262/2006 Sb.), המעסיק אחראי לבטיחות ולבריאות העובד גם כאשר הוא עובד במתכונת home office.
על המעסיק לוודא שמקום העבודה של העובד בטוח. כאשר העובד עובד מהבית, קיום החובה קשה יחסית למעסיק. כאשר העבודה מבוצעת מחו"ל, פיקוח והבטחת בטיחות העובד הם כמעט בלתי אפשריים.
במקרה של פגיעה, בין שאירעה במהלך עבודה מהבית ובין שבמהלך עבודה מחו"ל, יהיה קשה מאוד להוכיח שמדובר בתאונת עבודה. יתרה מזו, חברות ביטוח נוטות להתנגד לתשלום תגמולים במקרים אלה בטענה להפרת חובות מניעה.
- שכר מינימום וכללים קוגנטיים
גם אם לעובד יש חוזה עבודה שנכרת לפי הדין הצ’כי, בעת עבודה מחו"ל תחולנה על עבודתו הן הכללים החלים על יחסי העבודה שלו והן, במקביל, לפחות אותם כללים לביצוע עבודה במדינה הנתונה שהם מיטיבים יותר עם העובד (לפי הדירקטיבה האירופית בדבר שליחת עובדים).
משמעות הדבר היא שאם באותה מדינה קיים שכר מינימום גבוה יותר או תקופת מנוחה ארוכה יותר (למשל בגרמניה או באוסטריה), על המעסיק להשוות את התנאים לתקופת העבודה בחו"ל.
סיכונים אפשריים למעסיק
- עומס מנהלי: הצורך ללמוד את החוקים של מדינות זרות ולתקשר עם רשויות מקומיות.
- קנסות כספיים: סיכון לקנסות בשל אי-דיווח על עבודת העובד מחו"ל, וכן שומות נוספות של דמי ביטוח.
- אבטחת סייבר: עבודה מרשתות Wi-Fi ציבוריות, למשל בבתי מלון, מגבירה את הסיכון לדליפת נתונים של החברה.
איך כדאי למעסיק לפעול
בין שהמעסיק מחליט לדחות בקשות לעבודה מהבית או מחו"ל ובין שהוא מבקש לשמור עליהן בשליטה, אנו ממליצים על הנוהל הבא:
- נוהל פנימי (הנחיית home office): על המעסיק ליצור נוהל פנימי מפורט המסדיר את תחום ביצוע העבודה הזה. יש לקבוע בו במפורש שעבודה מהבית מותרת רק בשטח צ’כיה, ובפרט בכתובת שהעובד דיווח עליה למעסיק בכתב לצורך זה. עבודה מחו"ל תוגדר כהפרת משמעת בעבודה מצד העובד, שבגינה חלות סנקציות מתאימות לפי הוראות חוק העבודה.
- נספח לחוזה העבודה: אם המעסיק מבקש להיענות לבקשת עובד מסוים חרף הסיכונים, אנו ממליצים על נספח אישי לחוזה העבודה. הנספח יגדיר במפורש ובמדויק את התקופה שלגביה הוסכמה העבודה מהבית או מחו"ל (למשל 14 יום בשנה לכל היותר). במקביל יצהיר העובד בכתב שמקום העבודה שבו תבוצע העבודה עומד בכל דרישות הבטיחות והבריאות שבחוק. העובד גם יתחייב בכתב לשאת בכל העלויות הכרוכות בהיטלי מס או ביטוח אפשריים בחו"ל.
- חסם טכני: המעסיק יכול להגדיר הגבלות IT (VPN) שימנעו התחברות למערכות החברה מכתובות IP מחוץ לצ’כיה ללא אישור מראש.
סיכום
לפעילות רגילה של מעסיק צ’כי, היתר גורף לעבודה מחו"ל מסוכן מאוד. גם מתן אפשרות לעבודה מהבית מציב אתגרים מסוימים למעסיק (בעיקר בתחום הבטיחות והבריאות בעבודה).
אנו ממליצים להדגיש בתקשורת הפנימית שהסיבה העיקרית להגבלה או לאיסור מוחלט על עבודה מחו"ל היא הרגולציה האירופית הנוקשה בתחומי המס והביטוח, שאת העמידה בה אין המעסיק יכול להבטיח על פני עשרות מדינות שונות.
בנוגע לעבודה מהבית, אנו ממליצים להדגיש את הסיכונים הכרוכים בביצוע עבודה בסביבה ביתית או דומה, שבה קשה למעסיק להבטיח תנאים מיטביים ואת בטיחות העובד.
אם חרף האמור מחליט המעסיק להתיר עבודה מהבית בחו"ל במקרים מסוימים, יש להתייעץ לגבי אותו מקרה עם עורך דין המורשה (ולפיכך מבוטח) בתחום השיפוט הרלוונטי. משרדנו מספק שירות זה בצ’כיה, גרמניה וסלובקיה, והוא ערוך, באמצעות שיתופי פעולה בינלאומיים, לחבר בין עמיתינו ובין מקביליהם בתחומי שיפוט רלוונטיים אחרים, באירופה או מעבר לים.