V posledních měsících lze stále častěji pozorovat vzrůstající trend žádostí zaměstnanců o výkon práce z domova (tzv. home-office), resp. – a to zejména v letních měsících – ze zahraničí (tzv. workation). Ačkoliv pro zaměstnance může taková možnost práce představovat atraktivní benefit, pro zaměstnavatele nese řadu rizik právních, daňových i administrativních.
Pokud tedy jako zaměstnavatel uvažujete, že byste svým zaměstnancům umožnili vykonávat práci z domova či ze zahraničí, doporučujeme mít na zřeteli tyto klíčové aspekty:
- Sociální a zdravotní pojištění (formulář A1)
Toto je nejkritičtější oblast. V rámci EU platí pravidlo, že zaměstnanec podléhá právním předpisům o sociálním zabezpečení pouze v jednom členském státě.
V prvé řadě je vždy třeba určit, kde zaměstnanec vykovává podstatnou část své činnosti. To znamená určit, kde je vykonávána kvantitativně podstatná část všech činností pracovníka, přičemž určující hranicí je 25 % a hodnotícími kritérii jsou pracovní doba a/nebo odměna. Je nicméně možné zohlednit i další kritéria.
Pokud tedy zaměstnanec vykonává podstatnou část činnosti (25 % pracovní doby nebo 25 % odměny) v zemi bydliště, musí být pojištěn v zemi bydliště. Naproti tomu pokud zaměstnanec vykonávající běžně práci na území České republiky odjede v létě na 3 měsíce vykonávat práci do zahraničí, může tam snadno překročit časovou hranici, čímž by zaměstnavateli vznikla povinnost přihlásit se k odvodům v zahraničí a platit tamní (často vyšší) pojistné.
Pro legální vyslání nebo souběh činností zaměstnance je nezbytné požádat Českou správu sociálního zabezpečení o vystavení Potvrzení A1 (Žádost o určení použitelných právních předpisů). Bez něj hrozí při kontrole v zahraničí vysoké pokuty jak zaměstnanci, tak zaměstnavateli.
V zemích mimo Evropskou unii je situace ještě složitější a řídí se bilaterálními smlouvami. Pokud taková smlouva pro daný stát neexistuje, hrozí riziko dvojího odvodu pojistného.
- Daňové aspekty a riziko vzniku tzv. „stálé provozovny“
Pokud zaměstnanec pracuje ze zahraničí delší dobu, vzniká riziko, že v dané zemi vytvoří zaměstnavateli tzv. stálou provozovnu. To by znamenalo, že část zisku zaměstnavatele by mohla být daněna v příslušném cizím státě.
Zároveň zde vyvstává otázka daně z příjmů fyzických osob, kdy je reálné, že zaměstnanec při výkonu práce v zahraničí překročí hranici 183 dnů pro určení daňového domicilu, a tehdy se zaměstnavatel může stát plátcem daně z příjmů v cizí jurisdikci.
- Bezpečnost a ochrana zdraví při práci
V souladu se zákoníkem práce (zákon č. 262/2006 Sb.) odpovídá zaměstnavatel za bezpečnost a ochranu zdraví zaměstnance i tehdy, je-li dotyčný na tzv. home-office.
Zaměstnavatel má povinnost zajistit, aby místo výkonu práce zaměstnance bylo bezpečné. Vykonává-li zaměstnanec práci z domova, je splnění této povinnosti pro zaměstnavatele poměrně obtížné. Při výkonu práce ze zahraničí je zajištění kontroly a bezpečnosti zaměstnance prakticky nemožné.
V případě úrazu, ať již k němu dojde během home-office nebo při výkonu práce v zahraničí, se bude velmi obtížně prokazovat, že jde skutečně o úraz pracovní. Navíc se pojišťovny v těchto případech často brání plnění s poukazem na porušení prevenční povinnosti.
- Minimální mzda a kogentní normy
I když bude mít zaměstnanec uzavřenou pracovní smlouvu dle českých právních předpisů, při práci ze zahraničí se sice na výkon jeho práce budou vztahovat pravidla, kterými se řídí jeho pracovní poměr, zároveň však nejméně taková pravidla pro výkon práce v daném státě, která jsou pro zaměstnance výhodnější (dle směrnice EU o vysílání pracovníků).
To znamená, že pokud je v dané zemi (např. v Německu či Rakousku) vyšší minimální mzda nebo delší povinný odpočinek, musí mu zaměstnavatel pod dobu výkonu práce v zahraničí tyto podmínky dorovnat.
Možná rizika pro zaměstnavatele
- administrativní zátěž: Nutnost studovat právní předpisy cizích států a komunikovat s tamními úřady.
- finanční postihy: Hrozí pokuty za neohlášení práce zaměstnance ze zahraničí a doměrky pojistného.
- kybernetická bezpečnost: Práce např. z veřejných Wi-Fi sítí v hotelech zvyšuje riziko úniku firemních dat.
Jak může zaměstnavatel postupovat
Ať už se zaměstnavatel rozhodne žádosti zaměstnanců o home-office či práci ze zahraničí zamítat, nebo je chce mít pod kontrolou, doporučujeme následující postup:
- vnitřní předpis (směrnice o home-office): Zaměstnavatel vytvoří podrobný vnitřní předpis upravující tuto oblast výkonu práce. Výslovně uvede, že home-office je povolen pouze na území České republiky, a to na adrese, kterou zaměstnanec pro ten účel písemně nahlásil zaměstnavateli. Výkon práce ze zahraničí bude vymezen jako porušení pracovní kázně zaměstnancem, za něž hrozí příslušné postihy v souladu s ustanoveními zákoníku práce.
- dodatek k pracovní smlouvě: Pokud by zaměstnavatel chtěl žádosti některého zaměstnance vzdor rizikům s tím spojeným vyhovět, doporučujeme sjednat individuální dodatek k pracovní smlouvě, kde bude výslovně a přesně vymezeno období, na nějž je výkon práce na home-office/ze zahraničí sjednáván (např. nejvýše 14 dnů v roce), a zároveň zaměstnanec písemně prohlásí, že pracoviště, kde bude probíhat výkon práce, splňuje veškeré zákonné požadavky na bezpečnost a ochranu zdraví při práci. Současně se zaměstnanec písemně zaváže, že uhradí veškeré náklady spojené s případnými odvody v zahraničí.
- technická bariéra: Zaměstnavatel může nastavit IT restrikce (VPN), které neumožní přihlášení do firemních systémů z IP adres mimo Českou republiku bez předchozího schválení.
Závěr
Pro běžný provoz českého zaměstnavatele je plošné povolování práce ze zahraničí vysoce rizikové. Stejně tak umožnění práce na home-office představuje pro zaměstnavatele určitá úskalí (zejména z hlediska bezpečnosti a ochrany zdraví při práci).
Doporučujeme v interní komunikaci zdůraznit, že důvodem pro omezování či přímo neumožňování práce ze zahraničí jsou především striktní daňové a pojistné předpisy EU, jejichž dodržení v desítkách různých zemí není zaměstnavatel schopen garantovat.
Stran home-office pak doporučujeme vypíchnout rizika spojená s výkonem práce v domácím či obdobném prostředí, kde se zaměstnavateli obtížně zajišťují optimální podmínky i bezpečnost zaměstnance.
Pokud se zaměstnavatel rozhodne přes shora uvedené v některých případech home-office ze zahraničí přeci jen povolit, je třeba se v konkrétním případě poradit s advokátem licencovaným (a tedy pojištěným) v relevantní jurisdikci. Naše advokátní kancelář toto zajišťuje v České republice, Německu a na Slovensku a je připravena svým kolegům zajistit cestou mezinárodní spolupráce spojení s kolegy v dalších relevantních jurisdikcích, ať již v Evropě, či v zámoří. Neváhejte se případně na nás obrátit.